PROCEDURA WEWNĘTRZNEGO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW

Mainwork sp. z o.o.

Zachodnia 70

90-411 Łódź

Niniejszy dokument przeznaczony jest do wykorzystania w działalności Mainwork sp. z o.o.

Ujawnienie lub kopiowanie zawartości dokumentu wymaga pisemnej zgody.

Zatwierdził

Stanowisko

Data

Podpis

Oleksandr Sokha

Prezes Zarządu

Procedurę udostępnia się osobom i podmiotom trzecim.

Podlega publikacji na stronach internetowych należących do Spółki.

PREAMBUŁA
Niniejsza Procedura została opracowana i przyjęta zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928) i obowiązuje w Mainwork sp. z o.o. (dalej również jako Mainwork)

Procedura zgłoszeń wewnętrznych została opracowana zgodnie z art. 25 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928) i wprowadzona zgodnie z art. 24 ust 3 po konsultacji z:
a.      zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
b.      przedstawicielami osób, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Mainwork, nie później jednak niż 25 września 2024r.

Spółka jest obowiązana zapoznać pracownika z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.

CEL I ZAKRES PROCEDURY.
Niniejsza Procedura ma na celu wskazanie kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, sposobów ich przyjmowania i rozpatrywania. Określa ona także zastosowane przez Mainwork sp. z o.o. środki pozwalające na zapewnienie poufności osobom zgłaszającym naruszenia.

Procedurama zastosowanie w szczególności w przypadkach naruszenia zasad, wartości, procedur obowiązujących w Mainwork sp. z o.o. oraz przepisów prawa.

Celem przyjętego przez Mainwork dokumentu jest:
a.      kompleksowa regulacja problematyki ujawniania przypadków naruszeń i ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
b.      poprawa społecznego odbioru działań osób zgłaszających przypadki naruszeń (zaprzestanie oceny tego typu działań jako wątpliwego moralnie „donosicielstwa”),
c.      ochrona osób zgłaszających przypadki naruszeń,
d.      ochrona interesów oraz wizerunku Mainwork poprzez wczesne wykrycie i naprawę zgłoszonych przypadków naruszeń prawa oraz innych przyjętych przez podmiot zasad,
e.      propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Zapisów Procedury nie stosuje się:
a.      jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego - sygnalisty.
b.      do sprawcy naruszenia prawa, jeżeli na podstawie przepisów prawa osoba ta korzysta ze zwolnienia z odpowiedzialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami.
c.      do zgłoszeń anonimowych

PODSTAWOWE DEFINICJE
W dokumencie przyjmuje się poniższe definicje:
a.      działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
b.      działanie odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
c.      informacja o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
d.      informacja zwrotna - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
e.      kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
f.organ publiczny - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w Polityce;
g.      osoba, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
h.      osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
i.osoba powiązana z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
j.podmiot prawny - należy przez to rozumieć podmiot prawny – Mainwork sp. z o.o.;
k.      postępowanie prawne - należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
l.ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
m.    zgłoszenie - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Polityce;
n.      zgłoszenie wewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
o.      zgłoszenie zewnętrznne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
p.      Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń (dalej jako „Zespół”) – podmiot zewnętrzny – Kancelaria Doradcza Partner System, upoważniona do reprezentacji Mainwork sp. z o.o. w zakresie przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach i realizacji zadań w zakresach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, wyznaczona na podstawie Zarządzenia/ Uchwały podawanej do wiadomości publicznej.

ZAKRES PRZEDMIOTOWY ORAZ WEWNĘTRZNE KANAŁY PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ.
Naruszenia ujawniane przez osobę dokonująca zgłoszenia, mogą dotyczyć:
a.sprzeniewierzenia majątku,
b.fałszowania dokumentów finansowych i księgowych,
c.wystąpienia powiązań korupcyjnych,
d.wystąpienia konfliktu interesów,
e.wykorzystywania lub ujawniania informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa,
f.podejmowania czynności narażających na utratę lub powodujących utratę reputacji,
g.zaniedbywania obowiązków skutkujących konsekwencjami materialnymi lub niematerialnymi
h.łagodzenia skutków prawnych i finansowych w przypadku wcześniejszego wykrycia naruszenia,
i.stałego podnoszenia poziomu lojalności pracowników oraz innych osób współpracujących
z podmiotem,
j.zmniejszania ryzyka utraty reputacji podmiotu,
k.innych naruszeń niż naruszenia, o których mowa powyżej, w tym dotyczących obowiązujących w Mainwork regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych w tym:
a)      naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników,
b)     naruszenia praw człowieka ,stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
c)      naruszenia praw w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
d)     naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
e)     działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.

Mainwork z o.o. zapewniła następujące kanały do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych:
a.dedykowany adres poczty elektronicznej;
b.adres pocztowy;
c.dedykowany nr telefonu
d.spotkanie z Członkiem Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach na żądanie Sygnalisty.

Przyjęte przez Mainwork sp. z o.o. wewnętrzne kanały zgłoszeń obsługiwane są tylko przez członków Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń z zachowaniem poufności zgłoszeń i obiektywizmem wyjaśniania zgłoszonych nieprawidłowości.

Zgłoszenie o naruszeń może mieć charakter:
a.jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
b.poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

UPRAWNIONY PODMIOT DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ.
Uprawnionym przez Mainwork sp. z o.o. podmiotem do przyjmowania zgłoszeń jest:

Kancelaria Doradcza Partner-System

ul. Łużycka 32; 85 – 046 Bydgoszcz

Ponadto wyżej wskazany podmiot upoważniony jest do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.

WYKAZ OSÓB UPRAWNIONYCH DO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ
Niniejszy dokument stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:
a.      pracownika;
b.      pracownika tymczasowego;
c.      osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d.      przedsiębiorcy;
e.      prokurenta;
f.akcjonariusza lub wspólnika;
g.      członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h.      osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i.stażysty;
j.wolontariusza;
k.      praktykanta.

POUFNOŚĆ DANYCH OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH NARUSZENIA.
Niniejszy dokument oraz przyjęte w nim procedury postępowania mają na celu zapewnienie poufności osobom zgłaszającym naruszenia – sygnalistom.

Zabronione są jakiekolwiek działania podejmowane przez Mainwork sp. z o.o. i/lub pracowników działających w jej imieniu lub innych osób zmierzające do odkrycia tożsamości Sygnalisty. Wskazane zachowania traktowane będą na równi z naruszeniem oraz podlegać będą ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki zgłoszonych naruszeń.

Informacje dotyczące lub pochodzące od sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością. Mainwork sp. z o.o. zobowiązana jest do ochrony tożsamości sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących zgłoszonych naruszeń.

ZADANIA ZESPOŁU DS. PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ O NARUSZENIACH.
Do podstawowych zadań Zespołu należy:
a.organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
b.inicjowanie i podejmowanie działań następczych;
c.ochrona danych osobowych osoby sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz danych innych osób wskazanych w zgłoszeniu;
d.zapewnienie ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
e.potwierdzenie zgłaszającemu o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
f.przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu,
3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
g.zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;
h.na wniosek zgłaszającego zorganizowanie bezpośredniego spotkania w dogodnym dla obu stron terminie.

ZADANIA I OBOWIĄZKI SYGNALISTY.
Osoby wykonujące pracę dla Mainwork sp. z o.o.lub utrzymujące z nią kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się̨ o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do jakich dochodzi w tym kontekście. Zgłaszając naruszenia prawa, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoby takie działają jako „sygnaliści” i tym samym odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego.

Zadaniem osób zgłaszających naruszenie jest zgłaszanie o:
a.działaniach o charakterze korupcyjnym, kradzieży, fałszerstwie dokumentów oraz innych nadużyciach w obrocie gospodarczym oraz działań zagrażających interesowi publicznemu;
b.naruszeniach przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
c.nadużyciach uprawnień bądź niedopełnieniu obowiązków przez Mainwork lub pracowników Spółki;
d.łamaniu obowiązujących w Mainwork regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych wynikających z wiążących Spółkę aktów samoregulacji;
e.fakcie przyjmowania przez pracowników korzyści majątkowej lub osobistej albo obietnicy takiej korzyści;
f.działaniach zmierzających do zatajenia faktu wystąpienia nieprawidłowości;
g.zawieraniu nieformalnych umów lub uzgodnień z osobami reprezentującymi Mainwork sp. z o.o.
h.naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych.

Do obowiązków Sygnalisty należy udzielanie niezbędnych wyjaśnień w trakcie wszczętego
i prowadzonego postępowania wyjaśniającego związanego z naruszeniem.

Dokonywanie nieprawdziwych zgłoszeń o wystąpieniu naruszenia, wykorzystywanie możliwości zgłaszania naruszeń w złej wierze, w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie jest całkowicie niedopuszczalne i nie korzysta z jakiejkolwiek ochrony prawnej, a ponadto powoduje konsekwencje dyscyplinarne i prawne w stosunku do zgłaszającego.

Tryb zgłaszania naruszeń określony w Procedurze nie posiada zastosowania w stosunku do przypadków obejmujących sferę prywatnego życia pracowników lub ich konfliktów pracowniczych, pod warunkiem, że wskazane przypadki nie wiążą się bezpośrednio z działalnością Mainwork sp. z o.o. lub nie stanowią źródła powstawania naruszeń.

ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTY
Osoba zgłaszająca naruszenie, jak również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, o ile pozostają w stosunku pracy z Mainwork sp. z o.o. zatrudniającym zgłaszającego, nie mogą być traktowanie niekorzystnie przez Spółkę z powodu dokonania zgłoszenia.
Osobom tym przysługuje prawo do ochrony, jeśli istniały uzasadnione powody dla przyjęcia, że zgłaszane przez nich informacje są prawdziwe oraz pod warunkiem, że zgłosili informacje zgodnie z procedurami przewidzianymi w przepisach prawa.

Aby korzystać z ochrony na mocy obowiązujących przepisów, osoby dokonujące zgłoszenia powinny mieć bowiem uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe. Wymóg ten stanowi niezbędne zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, ponieważ̇ oznacza, że osoby, które w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie będą korzystały z ochrony.

Wobec zgłaszającego – sygnalisty, nie mogą być podejmowane działania odwetowe, w tym wymienione poniżej:

1. jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe polegające w szczególności na:
a)odmowie nawiązania stosunku pracy;
b)wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c)nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d)obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e)wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f)pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g)przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h)zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i)przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
j)niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k)negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l)nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
m)przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n)mobbingu;
o)dyskryminacji;
p)niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
q)wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r)nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s)działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t)spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u)wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego j/w.

Na Mainwork spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w, nie jest działaniem odwetowym.

2. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, zapisy powyżej wskazanego pkt. 1 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a)wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b)nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

PRAWO DO ODSZKODOWANIA I ZADOŚĆUCZYNIENIA
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji, nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Regulacje powyższe stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Postanowienia stosuje się odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.



OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB
Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Od dnia powzięcia informacji na temat naruszenia bądź możliwości jego popełnienia, Mainwork sp. z o.o. zapewnia sygnalistom oraz osobom wobec których popełniono naruszenie, ochronę przeciwko potencjalnym działaniom odwetowym. Do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego niezbędnymi środkami ochrony objęci są również pracownicy, wobec których dokonano zgłoszenia naruszenia.

Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.

Dane Sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.

Każdemu Sygnaliście przyznanezostają środki ochrony wskazane w przepisach prawa, pod warunkiem, że:
a.istniały uzasadnione podstawy do uznania, że będące przedmiotem zgłoszenia naruszenia informacje są prawdziwe w momencie jego dokonywania;
b.informacje zawarte w zgłoszeniu objęte są zakresem naruszeń wskazanych w procedurze,
c.zgłoszenie dokonane zostało w trybie określonym Procedurą.

Zgłaszający dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
a.      dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu Spółka, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub
b.      dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ
Osoby, posiadające wiedzę o istotnych naruszeniach w obszarach wskazanych niniejszym dokumentem powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia naruszenia, wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne.

Osoba posiadająca informacje o naruszeniach ma możliwość zgłoszenia tej informacji nie tylko wewnątrz organizacji, ale również na zewnątrz organizacji. W pierwszej kolejności zgłoszenie należy dokonać
w ramach kanałów wewnętrznych. Zwłaszcza w przypadku, gdy jest możliwość skutecznego zaradzenia problemowi w ramach organizacji i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Kanały zgłaszania naruszeń – to narzędzia umożliwiające przyjęcie zgłoszenia naruszenia, które dzielą się na:
a.wewnętrzny kanał zgłoszeń – przyjęte przez Mainwork sp. z o.o. środki za pomocą, których sygnaliści mogą zgłaszać Zespołowi naruszenia;
b.zewnętrzny kanał zgłoszeń – uregulowane powszechnie obowiązującymi przepisami praca środki za pomocą których sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia bezpośrednio do organów publicznych, z pominięciem wewnętrznych kanałów zgłoszeń ustanowionych przez Mainwork sp. z o.o.

Sygnalista może zgłosić naruszenie do właściwego organu w przypadkach:
a.jeśli uprzednio dokonał zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału, ale mimo tego, problem nie został rozwiązany,
b.jeśli sygnalista ma uzasadnione powody by sądzić, że w wyniku wewnętrznego zgłoszenia doświadczy działań odwetowych lub że właściwe organy byłyby bardziej odpowiednie do podjęcia działań wyjaśniających. Może wtedy dokonać zgłoszenia bezpośrednio w ramach kanału zewnętrznego. Taka sytuacja będzie miała miejsce, zwłaszcza gdy istnieje ryzyko ukrycia, naruszenia lub zniszczenia dowodów wewnątrz organizacji.

Ostatnim kanałem informowania o naruszeniach jest podanie do wiadomości publicznej informacji
o naruszeniach np. poprzez media społecznościowe, dziennikarzy, organizacje pozarządowe, czy związki zawodowe. Osoba dokonująca ujawnienia publicznego kwalifikowała się do objęcia ochroną po spełnieniu jednego z poniższych warunków:
a)osoba ta dokonała wcześniej zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na jej zgłoszenie nie zostały podjęte żadne działania w terminie. (np. naruszenie nie zostało odpowiednio ocenione, zbadane lub nie podjęto żadnych odpowiednich działań zaradczych),
b)osoba ta ma uzasadnione podstawy by sądzić, że:
·naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego,
·w przypadku zgłoszenia zewnętrznego grozić jej będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego rozwiązania problemu (np. w sytuacji udziału organu w naruszeniu, zmowy organu ze sprawcą, czy też przy możliwości ukrycia lub zniszczenia dowodów.)

Zgłoszenia nie mogą być dokonywane w sposób anonimowy. Każde zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów. Zgłoszenie anonimowe nie wywoła skutków prawnych i nie będzie rozpatrywane stosownie.

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności, gdy:
a.w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych Mainwork sp. z o.o. nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej;
b.zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sadzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe;
c.w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Mainwork sp. z o.o. z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Spółki w naruszeniu prawa.

Sposoby dokonywania zgłoszeń oraz przyjęte przez Mainwork wewnętrzne kanały zgłoszeń opisane są w Aneksie A do niniejszej Procedury.

ZASADY OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ
Każde zgłoszenie o naruszeniu rejestrowane jest w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

Zespół ma obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Zespół ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych.

Działania następcze podejmowane są przez Mainwork sp. z o.o. za pośrednictwem Zespołu, w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa. Działania te obejmują także wskazanie środków jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

W przypadku potwierdzenia wiarygodności zgłoszonych naruszeń, Mainwork sp. z o.o. ma obowiązek powiadomienia stosownych organów, jeśli zgłoszenie dotyczyło czynów noszących znamiona przestępstwa lub wykroczenia (stosownie do art. 304 Kodeksu postępowania karnego) lub podjęcia postepowania dyscyplinarnego w stosunku do naruszeń niemających takich znamion.

Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, to 3 miesiące licząc od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu,
3 miesiące licząc od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.


OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Mainwork sp. z o.o. jako Administrator stosuje wobec danych osobowych zawartych w zgłoszeniach naruszeń, ujawnionych danych osobowych sygnalisty oraz danych osobowych uzyskanych lub wykorzystanych w prowadzonych postępowaniach wyjaśniających następujące przepisy prawa:
a)rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO;
b)ustawę o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku.
W celu zapewnienia zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w trakcie postępowania, Zespół stosuje kanały zgłoszeń, które gwarantują poufność danych sygnalisty, ochronę danych osobowych zgodną z postanowieniami RODO oraz obiektywizm w postępowaniach wyjaśniających i następczych.

Mainwork sp. z o.o. jest Administratorem Danych zgromadzonych w rejestrze oraz zgłoszeniach naruszenia. Zakres przetwarzanych danych osobowych uzależniony jest od zakresu podanego przez Sygnalistę w zgłoszeniu naruszenia i może zawierać katalog danych osobowych wskazanych w ustawie w tym przede wszystkim dane identyfikujące sygnalistę, dane świadków, dane osób udzielających pomocy Sygnaliści w zgłoszeniu. Zgłoszenia anonimowe nie będą rodziły skutków prawnych i pozostaną bez rozpatrzenia. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c RODO w związku z ustawą o ochronie sygnalistów, w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe będą udostępniane wyłącznie uprawnionym podmiotom wskazanym w prawie powszechnym (np. prokuraturze, sądom, innym podmiotom w zakresie, w jakim jest to konieczne do wykonywania przez nich obowiązków określonych w Procedurze).
Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom wyłącznie w celu realizacji przez te podmioty zadań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości lub realizacji zadań związanych z koniecznością zapewnienia przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, to jest w szczególności sądom, prokuraturze, policji lub innym organom realizującym zadania zwalczania przestępczości oraz organom administracji państwowej.
Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane ma prawo do żądania od AD dostępu do swoich danych osobowych w celu ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

PRZEPISY KARNEZgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów:

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57)

Kto, przed organem powołanym do ścigania lub orzekania w sprawach o przestępstwo, w tym i przestępstwo skarbowe, wykroczenie, wykroczenie skarbowe lub przewinienie dyscyplinarne, fałszywie oskarża inną osobę o popełnienie tych czynów zabronionych lub przewinienia dyscyplinarnego, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 (art. 234).

Kto pomawia inną osobę, grupę osób, instytucję, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej o takie postępowanie lub właściwości, które mogą poniżyć ją w opinii publicznej lub narazić na utratę zaufania potrzebnego dla danego stanowiska, zawodu lub rodzaju działalności, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Jeżeli sprawca dopuszcza się powyższego czynu za pomocą środków masowego komunikowania, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
W razie skazania za przestępstwa określone powyżej, sąd może orzec nawiązkę na rzecz pokrzywdzonego, Polskiego Czerwonego Krzyża albo na inny cel społeczny wskazany przez pokrzywdzonego (art. 212)
















Aneks A Sposoby dokonywania zgłoszeń oraz przyjęte przez Mainwork sp. z o.o. wewnętrzne kanały zgłoszeń
I.Kanały zgłoszeń wewnętrznych:

WEWNĘTRZNE KANAŁY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

Link do platformy zgłoszeniowej
Formularz on-line

https://app.gwizdek.legal/SygnalisciKDPS

Zaleca się korzystanie z formularza zgłoszenia, przy czym nie jest to obowiązkowe i nie wpływa na tryb przyjęcia naruszenia.
Adres do korespondencji pocztowej
Kancelaria Doradcza Partner-System
ul. Łużycka 32, 85 – 046 Bydgoszcz
(“do rąk własnych”)
Na kopercie należy dodać zapis „Do rąk własnych’.
Numer systemowy infolinii
+48 222 692 344


Umówienie bezpośredniego spotkanie z członkiem Zespołu
+48 222 692 344

Na żądanie Sygnalisty



























KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W ZWIĄZKU ZE ZGŁASZANIEM NIEPRAWIDŁOWOSCI
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych), przekazujemy Pani/Panu poniższe informacje związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Mainwork sp. z o.o.
ul. Zachodnia 70, 90-411 Łódź

Dane kontaktowe AD / IOD

Mainwork sp. z o.o. ul. Zachodnia 70, 90-411 Łódź
-      tel.: ……………………..
-      e-mail: ..........@..............
 Inspektor Ochrony Danych – r.pr. Maja Sobocińska-Dura
-tel.: +48 530 540 005
-e-mail: iod@msdlegal.pl

Dane kontaktowe

Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń

Z Zespołem można się skontaktować:
a)      tel. infolinii: 222 692 344
b)     https://app.gwizdek.legal/SygnaliciKDPS
adres: Kancelaria Doradcza Partner-System ul. Łużycka 32, 85 – 046 Bydgoszcz (“do rąk własnych”)

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna

przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
-podjęcia działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia naruszenie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa krajowego lub prawa UE w tym: przepisów antykorupcyjnych, procedur antymobbingowych, zasad współżycia społecznego, dyskryminacji oraz innych przepisów obowiązującego prawa,
-wykonania wobec zgłoszenia naruszeń czynności, wynikających bezpośrednio z:
-Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.
w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
-Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928)
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928) tj. art. 6 lit. c RODO)

Okres, przez który będą przetwarzane

a)Dane osobowe zawarte w rejestrze oraz w zgłoszeniu nieprawidłowości będą przechowywane przez okres 3 lat;
b)przetwarzane w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obronie przed roszczeniami przez okres wskazany
w Ustawie - Kodeks cywilny.

Rodzaj Danych osobowych

Dane osobowe zwykłe sygnalisty niezbędne do przyjęcia zgłoszenia o nieprawidłowościach i działań wskazanych ustawa.

Odbiorcy danych

Podmiot przetwarzający

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora uprawnionym podmiotom prawnym tj. organom ścigania, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa oraz Zespołowi ds. przyjmowania zgłoszeń na podstawie zawartej umowy powierzenia,

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, , ograniczenia. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dodatkowe informacje

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które odbywałoby się bez udziału człowieka i wywoływało skutki prawne lub w podobny sposób wpływało na Panią/Pana.
Podanie danych osobowych w zakresie wskazanym w ustawie o ochronie sygnalistów jest obowiązkowe, brak podania danych (tzw. zgłoszenia anonimowe) w zgłoszeniu nie wywołują skutków prawnych a zgłoszenie pozostaje bez rozpatrzenia

WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA

Przeczytaj przed wypełnieniem !!!:

Pamiętaj! Za pomocą formularza nie przesyłaj informacji i dokumentów o charakterze niejawnym oraz zawierających dane osobowe szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby).

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZEŃ

INFORMACJE OGÓLNE

Kogo dotyczy zgłoszenie

(np. nazwa podmiotu, nazwa komórki podmiotu, imię i nazwisko konkretnej osoby)

Data wypełnienia formularza

Miejscowość wypełnienia formularza

DANE KONTAKTOWE ZGŁASZAJĄCEGO

Imię i nazwisko

Adres zamieszkania

Telefon kontaktowy

E-mail

INFORMACJE O NARUSZENIU

Data zaistnienia bądź powzięcia informacji o naruszeniu

Miejsce zaistnienia naruszenia

Czy naruszenie zostało zgłoszone także do innego organu?

□ tak (proszę wskazać organ)
□ nie

OPIS ZGŁASZANEGO NARUSZENIA

(opis zdarzenia, z uwzględnieniem osób istotnych dla jego zaistnienia, wskazanie czasu i miejsca, okoliczności zdarzenia, wskazanie potencjalnych świadków zdarzenia)

POTENCJALNI ŚWIADKOWE NARUSZENIA

(o ile to możliwe podaj imię, nazwisko, stanowisko świadka)

WSKAZANIE DOWODÓW ISTOTNYCH DLA NARUSZENIA

WSKAZANIE CHARAKTERU NARUSZENIA

(zaznacz odpowiednie)

działania o charakterze korupcyjnym, kradzież, fałszerstwo dokumentów oraz inne nadużycia w obrocie gospodarczym;

działania zagrażające interesowi publicznemu;

naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego;

łamanie obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych wynikających
z wiążących Spółkę aktów samoregulacji;

przyjmowanie przez pracowników Spółki bądź Spółkę w związku z pełnieniem funkcji, korzyści majątkowej lub osobistej albo obietnicy takiej korzyści;

działania zmierzające do zatajenia faktu wystąpienia nieprawidłowości;

zawieranie nieformalnych umów lub uzgodnień z osobami reprezentującymi podmioty biorące udział
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz zgłaszanie przypadków stwierdzenia lub podejrzenia popełnienia naruszenia we wskazanym obszarze - tak zwanej. „zmowie przetargowej”.

naruszenie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych

inne (należy opisać):

OŚWIADCZENIA ZGŁASZAJĄCEGO NARUSZENIE

(należy postawić krzyżyk przy zaakceptowanym oświadczeniu, przy czym dwa pierwsze są wymagane dla uzyskania statusu Sygnalisty)

Oświadczam, iż mam świadomość, możliwych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem naruszeń.

[Ustawa krajowa - Art. 59. Kto dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3]

Oświadczam, iż przedmiotowe zgłoszenie składam w dobrej wierze.

WYKAZ ZAŁACZNIKÓW DOŁĄCZONYCH DO ZGŁOSZENIA

_________________________

Data, podpis